En application de l’article R 1221-1 du Code du Travail modifié depuis 1er août 2011, les employeurs doivent remplir une déclaration unique qui sera obligatoirement préalable à l’embauche. 

Cette déclaration regroupe les informations contenues dans l’ancienne déclaration nominative préalable à l’embauche et la déclaration unique antérieure d’embauche qui complétait les déclarations préalables. 

Afin de faire cette déclaration préalable à l’embauche, l’employeur devra indiquer : 

– la dénomination sociale de l’entreprise ou ses nom et personne, 

– le code APE de l’entreprise, 

– son n° de SIRET, 

– le service de santé au travail dont dépend l’employeur, 

– les nom et prénom du salarié, 

– son sexe, 

– sa date et lieu de naissance, 

– son n° de sécurité sociale, 

– la date et l’heure de son embauche, 

– la nature du contrat de travail, s’il s’agit d’un CDD, sa durée, 

– le cas échéant, la durée de la période d’essai pour les CDI et pour les CDD qui excèdent 6 mois, 

En application de l’article R 1221-2 du Code du Travail, cette déclaration préalable à l’embauche permettra : 

– l’immatriculation au régime de sécurité sociale de l’employeur ( pour la première embauche) 

– l’immatriculation du salarié à la CPAM 

– l’affiliation à l’assurance chômage 

– la demande d’adhésion à un service de santé au travail ( pour la première embauche) 

– la demande d’examen médical du salarié 

En pratique, les employeurs effectueront la plupart du temps, la déclaration préalabled’embauche par voie électronique sur le site de l’URSSAF. 

Mais il convient de noter qu’il sera toujours possible de faire une déclaration unique d’embauche par lettre recommandée ou télécopie en conservant, soit l’accusé de réception remis par le télécopieur, soit l’accusé de réception de la Poste. 

De plus, depuis le 1er août 2011, lorsque le salarié bénéficiera d’un contrat de travail écrit accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration (l’adresse de l’URSSAF), l’employeur ne sera pas obligé de transmettre une copie de la déclaration préalable à l’embauche à ce dernier. 

Enfin, il faut rappeler : 

– que l’employeur doit communiquer sa déclaration au plus tôt huit jours avant l’embauche 

– et au plus tard, 

—–s’il l’adresse par voie postale: la veille de l’embauche, 

—–s’il le fait par Internet, avant la prise de fonction du salarié.